要怎么努力,才能让你看起来毫不费力?

我之前做过的副业中,有一个帮主播剪音频的活。上个月开始,因为手头上的事情多,我就把剪音频的活转给了别人。

结果前两天那个主播悄悄跟我说,他感觉那个人很忙,能不能再找个像我一样比较闲的人。

听到这话我还蛮惊讶的,因为我自己有全职工作,平时主要在上班,都是插空做副业接活。本职工作忙起来那真的是从睁眼到闭眼。有时为了按时交音频,我在通勤搭地铁或者打车的路上都要掏出电脑来剪辑。

当然这些事情我没有和主播讲,我就开玩笑问他,你咋会觉得我很闲呢?

他说,因为我发消息你总是会马上回复呀。而且都能够按时按点,还经常提前把音频交过来,而且分门别类,格式命名都很整齐。而那一位,我给她发消息,经常要到第二天才回我。我觉得她可能自己的事情比较多。我这边又有新单子,我怕她弄不过来。

后续的事情我没有介入,一方面是我手上的事情真的忙不过来,没法重新接活。另一方面,其实主播那边的任务不算重,新的后期也不是真的忙不过来,他俩只是还需要磨合一下工作和交流的方式。等适应了彼此的节奏,应该没有大问题。

但是这件小事却引起了我关于工作效率的一点思考。

在职场或者学习生涯中,我们也能看到这样的情况,有些人看起来优哉游哉,但是他们的工作都能按时按点完成,成绩也不错;而有的人总是忙忙碌碌,结果却好像不尽如人意,这是为什么?

01
用简练的文字传达重要的意思

拿我自己来说。厚脸皮说一句,在职场中,不止一次有上级说,我的工作效率高得出乎他们意料。

比如有一次我们开方案会,会后领导让我整理资料。40分钟后我把文档发过去。领导吓了一跳:我还以为下班前能收到就不错了呢。

又比如有一次我们开大会。散会后半小时,我整理好了会议记录发出来,另一个领导感叹,你怎么手速这么快,连格式都排好了。

举这些例子不是我凡尔赛(笑),也不是想证明自己多么厉害。在我看来,这就是我正常干活的速度,我完成的也只是平常的工作而已。

我想,他们之所以觉得我的效率高,可能因为我做事情时,习惯先思考别人需要的是什么。明确了重点后,再用最简洁的方式把事情做完。

比如整理会议纪要,开过会的人都懂,该说的该强调的,会上已经说过好几遍,该知道的都知道了。会议纪要不过是把这些要点,以文字的形式重复给大家,起到提醒和记录在案的作用。

所以一篇会议纪要,只需要把重要的点罗列出来就好,重点字词加粗标个颜色。其他那些无关紧要的话,没人会看的(当然,这里说的是普通的公司开会。如果是正式会议或者特殊需求,会议纪要还是按照规定的来写哈)。

整理汇报方案也是一样。重点句子重点词语,突出强调。次要内容简要说。补充说明性质的东西,备注关键词,加上口头表述就好。

文案工作做多了就会发现,真没有必要密密麻麻写一大堆东西。大家的时间都很宝贵,你丢过去一堆文字,对方看着花里胡哨的,反而头疼。

倒不如以“对方能最快速度明白你的意图”为目的,用简洁的语言提炼好重点,再简单排个格式。你也轻松,对方的阅读负担也小很多。

02
主动沟通工作进度

我除了喜欢用词简洁,不爱写大段文字,所以减少了很多编词儿的时间以外,还有一点让我看起来效率高的是,我喜欢主动和对方沟通进度。

这也和我的性格有关系。

我是一个追求确定性的人,做事前总要先规划一番。比如早上起来,我先列一下今天要干的事,排好序后一件一件做。新的一月、新的一年开始前,我也会列好这段周期内的目标,按步骤完成。

在工作中,和别人对接时,我也会习惯性地先明确彼此的deadline。比如之前剪音频,我会先问这个月需要出多少条音频,截点在哪天。然后根据deadline提前做安排。

如果我在这个周期内有事,无法按时完成任务,比如我这次国庆要出去旅游,我提前和合作伙伴打招呼:从哪天到哪天我在外面玩呢,那几天我可能没办法干活。如果有音频要制作后期,可以提前发我,或者我回来之后赶一赶。

这样大家就知道了彼此的进度,可以互相配合打提前量,或者留出后面的时间。

又或者,说回原来那个主播,我和他之间交流顺畅,也是因为我会很积极地和他沟通进度。

比如他一般是晚上发音频过来,有时候太晚等不了,我就会提前打招呼,说明自己在第二天几点前能交。这样他看到留言,即使我没有及时回复,他也能心里有底。

微信的出现让大家的沟通变得即时了很多,它的弊端也是,因为过于即时,很容易让对话另一端的人期待你能够马上回复消息。

我们当然不想时时刻刻被工作捆绑,这种时候提前打招呼,明确彼此的deadline就很重要。

一方面,自己主动提出deadline,就能掌握更多的主动权,控制自己的时间。另一方面,对方能够随时了解你的进度,也能让ta安心。

很多时候所谓的信任,就是在这种让对方安心的细节里积累起来的。

 

03
根据任务的难易程度,分时段完成

这个其实也很好理解,我的习惯是简单的事情碎片时间做,重要的事情集中精力做。

一些不太需要动脑子的任务,比如收集资料、积累素材、剪音频,甚至是写文章提纲这些,我会在蒸包子、做菜、坐公交搭地铁、中午吃饭等等时间,见缝插针地完成。

听起来好像有点拼,其实不是的。这些碎片时间,即使你不干活,一般也就是刷刷手机发发呆,既然如此,何不利用起来呢?能做一点是一点,早些完工,晚上就有整段的时间让你玩耍,还不用背负心理负担。

至于费脑子的工作,我会利用完整的时间段来完成。比如花几个小时写文案、做策划。在这段时间里,我基本不看手机不聊天,只是隔一小时站起身来走一走,活动一下身体。

用集中的时间块去完成复杂的任务,你的效率会高很多。而且积累的工作已经在碎片时间完成了,这段时间你的目标就是打磨、润色,制作成果。当你不受打扰、集中精力去做事,完成之后你会发现,你的速度远比你边想边玩边做,快得多得多。

04
工作要完成得漂亮,也要漂亮地完成

其实我的效率也不是天生的。在我刚开始工作时,有一次负责了比较难的项目。那段时间我的压力很大,全部精力都投入到了工作中,吃饭睡觉都想着它。

有一次同事们一起外出,路上吃饭时我还在问关于项目的情况。有个前辈突然对我说,不要总是皱眉头。如果你总是表现得压力很大,别人会认为你的能力不足以完成这项工作。在人前一定要表现出轻松的工作态度,这样别人才会觉得你厉害。

这段话给我的冲击蛮大的。以前我以为,一个好的职场人,就是努力工作,勤勤恳恳完成任务。

前辈的这段话却让我意识到,在别人眼里你是如何完成任务,也是很重要的事情。不是时时刻刻都在干活,就一定能说明你是好员工。活儿当然要完成得漂亮,要是还能漂亮地完成,更能证明你的优秀。

有一句话说,你要很努力,才能看起来毫不费力。但这个“努力”,我认为不一定是老黄牛式的埋头苦干。提高工作效率是可以找到方法的。希望大家都能摸索出适合自己,让自己毫不费力的工作方法。

—END—

 

© 版权声明
THE END
喜欢就支持一下吧
点赞14 分享
评论 抢沙发
头像
欢迎您留下宝贵的见解!
提交
头像

昵称

取消
昵称表情代码图片

    请登录后查看评论内容